شرح وظایف:
- تقسیم کار بین کارکنان دبیرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظایف آنان .
- دریافت نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده و تقسیم آن به قسمت های تابع اداره بر اساس اختیارا ت تفویض شده .
- تحویل پیش نویس نامه ها ، بخشنامه ها، نمونه برگ ها و دستور العمل ها به ماشین نویسی پس از امضا ی مقام مربوط . اقدام به منظور تطبیق پیش نویش ها با متن تایپ شده و رفع نواقص آن
- .اقدام به تکثیر بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نمون برگ ها و غیره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعایت صرفه جویی .
- تطبیق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأیید و گواهی آن ها .
- ارجاع نامه های ماشین شده به شهردار محترم یا معاون برای امضا بر حسب تفویض اختیار .
- پاسخگویی به سؤاالت مراجعان و انجام راهنمایی های الزام .
- تهیه پیش نویس مکاتبات الزام .
- نظارت مستقیم بر کار کارکنان دبیرخانه ، بایگانی ، ماشین نویسی و نامه رسانان برابر سازمان مصوب .
- انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم.
- رعایت اصول و موازین اسلامی در انجام وظایف مربوط .
- تایپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و ... .
- تهیه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم .
- مراقبت در حفظ و نگهداری از سیستم رایانه
- انجام سایر امور ارجاعی در صورت لزوم.
- دریافت نامه های وارده و صادره از مسئول دبیرخانه به منظور ثبت سیستمی.
- ثبت شماره ، تاریخ و خالصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام کننده .
- ثبت شماره نامه های وارده به منظور پیگیری های بعدی . - مراقبت در حفظ و نگهداری سیستم .
- تفکیک نامه های صادره و تحویل پیش نویس ها به بایگانی در اسرع وقت .
- ارجاع نامه های وارده به واحدهای اداره در اسرع وقت.
- نوشتن دفاتر نامه رسانی و انجام اقدامات مربوط به پست کردن نامه ها .
- تحویل دفاتر نامه رسانی ، نامه ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و غیره به نامه رسان بر اساس تقسیم کار .
- پاسخگویی به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظایف محوله .
- انجام سایر امور ارجاعی مربوط در صورت لزوم.
